Kesää kohti ollaan menossa hurjaa vauhtia. Tulevan kesän varauksia onkin alkanut satelemaan sähköpostiimme, joten ajattelin kirjoittaa oppaan helpottamaan teltan vuokraamista meiltä.

Lyhennetään sähköpostiketjua, speksit kuntoon

Tilaisuutta tai tapahtumaa suunniteltaessa on varmasti selvää tai osittain selvää, minkälaisia tarpeita on tulossa esimerkiksi katoksien ja telttojen suhteen. Meille tuleekin paljon kysymyksiä, että millaisia telttoja suosittelette tällaiseen ja tällaiseen tapahtumaan, kuitenkaan sen enempää ”speksejä” kertomatta. Tarjouspyyntöä lähettäessä onkin hyvä listata ainakin seuraavat asiat

  • Teltan käyttötarkoitus (ruoanlaitto, tarjoilu, ruokailu, myynti tai ihan vaikka chillailu)
  • Vierasmäärä (Sisältäen sen, että pitääkö kaikkien mahtua katoksen alle vai ei)
  • Tuleeko katoksen alle esiintyjiä tai äänentoistoa
  • Tapahtumapaikan mahdolliset mitat (Minkä kokoinen teltta paikan päälle mahtuu)
  • Haluatteko kasata itse vai otatteko meiltä teltan avaimet käteen periaatteella
  • Tapahtuman kesto
  • Kasaus -ja purkupäivät (helpottamaan vuokrauksen organisoimista)

Telttoihin on saatavilla myös monia mukavuuksia tuovia lisävarusteita. Mikäli nämä kiinnostaa, niin kannattaa nekin olla mietittynä tarjouspyyntöä lähettäessä

  • Muovilattia
  • Messumatto
  • Lämmitys
  • Valaistus

Onnistunutta tapahtumaa varten on varmasti tärkeää löytää sopivat tuotteet ja palvelut. Teltan vuokrauksen tapauksessa, sopivan kokoinen teltta saadaan vierasmäärästä, sekä tiedosta, tuleeko telttaan esiintyjiä tms.

Käytämme itse sopivankokoisen teltan löytämiseen laskukaavaa: 1 henkilö/neliö. Tämä voi auttaa myös sinua tilaisuuden suunnittelu vaiheessa hahmottamaan mahdollisia tarpeita.

Turvallisuus huomioon

Osana onnistunutta tapahtumaa tai tilaisuutta on, että kukaan ei loukkaantuisi eikä esinevahinkoja pääsisi syntymään. Vaikka teltat ovatkin ammattilaiskäyttöön tarkoitettuja laitteita, niin niihin sisältyy aina riskejä. Lueteltuna:

  • Sääolosuhteet
  • Rakennusvirheet
  • Joku muu ulkoinen tekijä (Ilkivalta, huolimattomuus jne)

Sääolosuhteista isoin riski telttojen ja turvallisuuden kannalta on ehdottomasti tuuli. Tämän takia onkin tärkeää pitää silmällä säätiedotteita koko tapahtuman ajan. Telttojen mukana toimitetaan usein lisäpainot lisäämään vakautta, mutta kovan tuulen sattuessa lisäpainoille voi tulla tarvetta.

Teltta rikki
Tuulisessa säässä rikkoutunut teltta. Näin voi käydä, jos telttaa ei ole ankkuroitu kunnolla.

Rakennusvirheillä tarkoitetaan teltan vääränlaista pystytystä tai ankkurointia. Avaimet käteen periaatteella tilatuissa vuokrauksissa mahdollisista rakennusvirheistä vastaamme me, mutta asiakkaan itse kokoamissa teltoissa virheistä vastaa luonnollisesti asiakas. Mitään rakettitiedettä telttojen pystyttäminen ei ole ja annamme niiden pystytykseen pikaisen perehdytyksen. Isojen telttojen kohdalla meiltä tulee aina työnjohto mukaan kasaustalkoisiin.

Aikataulutus ja pystytyspaikat

Aikataulut olisi hyvä selvitä mahdollisimman ajoissa tarjouksen lähettämisen jälkeen.

  • Milloin katoksen tulisi olla pystyssä
  • Milloin katos on tyhjennetty purkamista varten

Nämä kysymyksen helpottaa niin asiakkaan kuin meidänkin päässä.

Harmillisen usein, olemme menneet tapahtumapaikalle ja olemme kysyneet, että ”mihin haluaisitte teltan pystytettävän?”. Vastauksena on tullut olkapäiden kohautus ja sitten vasta ruvettu miettimään, mihin sen nyt voisikaan pystyttää.

Mahdollisuuksien mukaan olisi hyvä piirtää pohjapiirustus tapahtumapaikasta, mutta sen piirtäminen ei ole kuitenkaan välttämätön. Etukäteen suunnitellut pystytyspaikat nopeuttaa meidän työtämme ja näkyy myös siten kevyempänä summana loppulaskussa.

Kuinka sitten vuokraan teltan?

Meiltä teltan vuokraus alkaa usein nettisivujemme kautta. Vuokrattavat teltat löytyy telttavuokraus sivulta, josta pääset tutustumaan mahdollisiin vaihtoehtoihin. Sieltä voit sitten lisätä teltan toivelistaan ja lähettää tarjouspyynnön. Mikäli et ole aivan varma, minkälainen teltta sopisi parhaiten sinun tapauksessa, voit ottaa meihin yhteyttä esimerkiksi yhteystietojen kautta löytyvästä lomakkeesta tai vaikkapa soittamalla.

Ei mulla muuta tällä kertaa, pitäkää hauska ja iloinen kevät, niin minä ainakin aion tehdä. Taidanpa vaikka tehdä samanlaisen ohjeen kalusteiden vuokraamisesta, siihenkin löytyy yllättävää nippelitietoa.

Juhlien järjestäminen, Tapahtuman järjetäminen

Miska Puoskari