Tapahtuman tai tilaisuuden järjestäminen ei yleensä ole sieltä helpoimmasta päästä. Järjestämiseen on tarjolla monia tapahtumajärjestäjiä, jotka huolehtivat käytännössä kaikista tapahtumaan tai tilaisuuteen liityvistä asioista. Kaikkiin tilaisuuksiin ei kuitenkaan tapahtumajärjestäjää tarvita. Sinä haluat tilaisuudesta tai tapahtumasta täydellisen ja haluat antaa vieraillesi hyvän kokemuksen. Useimmiten järjestäminen kuitenkin tökkää johonkin seuraavista kohdista.

1. Suunnitelussa puutteita

Näin vuokrakalusteita toimittavana yrityksenä törmää liian usein ongelmaan, että kalusteiden tai telttojen pystytyspaikka ei ole tiedossa paikalle mentäessä. Avainhenkilö käskee odottamaan ja turhia työtunteja menee odotteluun. Meidän yrityksemme ei ole varmasti ainoa, jota tälläinen toiminta oikeasti ärsyttää. Mikäli tilaisuuteen tai tapahtumaan tilataan palveluita alihankintana, kannattaa jo tilausvaiheessa kysäistä, mitä tietoja kyseinen firma tarvitsee palveluiden tuottamiseen. Pieni kysymys, mutta helpottaa kummasti järjestämistä.

2. Istuma- ja pöytäpaikkojen puute

Jo tilaisuutta tai tapahtumaa suunniteltaessa kannattaa ottaa huomioon istuma- ja pöytäpaikkojen tarve. Etenkin kun kyseessä on pidempikestoinen tilaisuus tai tilaisuudessa tarjoillaan syömistä ja juomista. Kahvit oikeassa kädessä ja purtavavat vasemmassa kädessä, on miltein mahdoton nauttia niistä rauhassa. Vieraat lähtevät luultavasti etsimään paikkaa mihin laskea tarjoiltavat, ja tällöin paikaksi käy mikä tahansa tasainen pinta.

3. Liian kova taustamusiikki

Kymmenettuhannet suomalaiset kärsivät ääniyliherkkyydestä ja vaikka eivät kärsisikään, niin monia varmasti ärsyttää liian kovalla kuuluva musiikki tai liian äänekkäät juonnot. Huomioitavaa on tietenkin tapahtuman tai tilaisuuden luonne. Säädä siis äänentoistolaitteet niin, että niiden vaikutusalueella pystyy myös keskustelemaan. Turhan monesti juhlista saa palautteena lauseen, että musiikki oli liian kovalla.

4. Valitse tilaisuuteen sopiva tapahtumapaikka

Tämä tuntuukin olevan monella järjestäjällä hallussa ja hyvä niin. Mieti tarkkaan, onko tarkoitus juhlia iltamyöhään asti vai onko kyseessä päivällä vietettävä juhla? Miten paljon juhliin on kutsuttu väkeä? Jos vieraita on paljon, niin silloin on parempi ottaa tapahtumapaikka sellaiselta paikalta, jossa on tarpeeksi parkkipaikkoja. Juhlapaikan tulisi myös sopia teemaan, tai edes järjestäjän omiin mieltymyksiin, jos kyse on vaikka syntymäpäivistä tai häistä.

5. Panosta tarjoiltaviin

Huonoa palautetta voi tulla monesta eri asiasta. Liian vähän istumapaikkoja, liian pieni juhlatila, naulakoiden puute jne. Yksi suurimmista on kuitenkin tarjoiltavat, joiden tulisi miellyttää jokaista juhliesi vierasta. Varmista, että catering-palvelu on perillä tilauksestasi, millaista ruokaa ja miten paljon. Ota huomioon myös mahdolliset erityisruokavaliot, kuten kasvisruokailijat tai allergiset.

6. Hanki tarpeeksi apukäsiä

Kaikkea ei tarvitse, eikä kannatakkaan tehdä itse. Tapahtuman tai tilaisuuden järjestäminen tuo yleensä päänsärkyä. Kiireessä tulee tehtyä virheitä ja se näkyy myös lopputuloksessa. Kiire tuo mukanaan stressitekijöitä ja loppuun palaminen yhden tilaisuuden takia, ei ole sen arvoista.

Entinen työnantajani sanoikin seuraavasti

Kiire on vain illuusio, se on ihmisen kyvyttömyyttä laittaa asioita tärkeysjärjestykseen.

Erityisesti rippijuhlissa tai häissä et itse halua olla emäntänä tai isäntänä, vaan päästä nauttimaan juhlistasi.

Loppusanoma

Toivottavasti vinkeistä oli sinulle jotain hyötyä.  Mainittakoon vielä, että tämän sivun upea kansikuva on otettu Savutuvan apajalla.
Seuraavaan kertaan!

Uncategorized

Miska Puoskari